Un tablero Kanban para las tareas familiares

Un tablero Kanban es una herramienta tan sencilla como útil y eficaz para gestionar tareas. Básicamente se trata de un tablero dividido en columnas, donde cada columna representa uno de los estados en los que puede estar una tarea. Y en ellas se van colocando tarjetas con las descripciones de las tareas, que irán pasando de una columna a otra siguiendo el flujo de trabajo hasta estar completadas. Una de las grandes ventajas es que es una herramienta muy visual, y de un vistazo nos permite obtener mucha información, como por ejemplo, si se están acumulando las tareas.

La configuración básica tiene tres columnas: en la primera están las tareas pendientes de ejecutar, en la segunda las tareas que se están ejecutando y en la última las que ya se han finalizado. Pero realmente se pueden tener tantas columnas como se necesite. Por ejemplo, en casa usamos esas tres, pero en el trabajo añadimos una columna extra antes de la última, que contiene las tareas en aceptación (tras haber sido realizadas, pasan a un estado en el que alguien debe validar que se ha hecho lo que se esperaba para luego pasarlas a finalizadas). Al buscar en Google Kanban Board o Tablero Kanban se ve que no son parecidos a la imagen que he puesto al principio. Suelen ser pizarras divididas y se usan posits para representar las tareas.

El "problema" de los tableros típicos es que si los posits no son de calidad se acaban cayendo. Además, nosotros solemos reutilizar todo el papel que podemos, así que hacemos tarjetas con papel usado y luego las pegábamos con cinta adhesiva, que no era muy práctico. Por eso, decidimos hacer nuestra propia versión: algo así como un tendedero de tareas.

En vez de trabajar en columnas trabajamos en filas (también nos permite leer las tareas de izquierda a derecha y de arriba a bajo, que es la forma natural de lectura). Y para hacerlo simplemente pusimos unos clavos e hilos de lana, usando un color distinto para cada posible estado, como se ve en esta foto, que está algo más ampliada. Y las tareas las sujetamos con mini pinzas de tender la ropa. Esto hace que no se caigan con tanta facilidad y nos permite usar cualquier papel, no tienen que ser posits o no tenemos que estar pegándolos.

Lo bueno de la herramienta, es que si la queremos probar podemos empezar sin esfuerzo. Por ejemplo, cuando nos mudamos hace un par de meses, para poder empezar a usarlo de forma inmediata, convertimos el mueble de uno de las habitaciones en un tablero Kanban. Lo normal es que cada columna lleve en la cabecera el nombre, para saber qué estado representa. Pero en casa llevamos tiempo usando este sistema, así que sabemos perfectamente qué significa cada columna. Así que el tiempo invertido para tener nuestro tablero fue CERO. 

Algunos "trucos" que nos van bien:

• Tener un calendario cerca del tablero Ayuda mucho a planificar.
• Estamos empezando a añadir una imagen que represente la tarea. Para que cuando Milagritos empiece a participar, que esperamos que sea antes de que empiece a leer, podrá asimilarlo mejor sin depender de que nosotros le leamos las tareas cada vez.
• Quitamos las tareas de la última columna con cierta frecuencia, pero tampoco conviene tenerla siempre limpia. Puede dar la sensación de que no se avanza...
• En el formato que propongo, en el que usamos un "tendedero de tareas", se puede poner al principio de cada estado una foto de la familia que represente dicho estado.